Kunden / Lieferanten

Die Kunden und Lieferanten und ihre Daten sind das Herz eines jeden Unternehmen. Deshalb wird auf deren Vollständigkeit und Informationswert ganz besonderen Wert gelegt. Die Stammdaten umfassen die globalen Adressdaten, die Kontaktdaten der Ansprechpartner, die Liefer-und Zahlungskonditionen, dieser Firma zugeordnete Dokumente und Aktennotizen, von der Postadresse abweichende Liefer- und Rechnungsadressen.

Basisdaten

Um effizient mit diesen wichtigen Daten arbeiten zu können, kann jede Firma als Kunden oder Lieferant geführt werden oder auch in einer Doppelfunktion, um unnötige Stammdatenpflege zu ersparen. Zusätzlich kann noch der Status Sonstige ( z.B. für Steuerberater und Rechtsanwalt) und/oder Akquisition (z.B. als Selektionskriterium) vergeben werden. Adressdaten, die Kommunikationssprache, Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner, Branchenzugehörigkeiten, Umsatzvolumen und freie Einträge verwaltet solution2 hier. Ein frei definierbares Kunden-/ Lieferanten-Zuverlässigkeitsmerkmal, eine Information über ISO Zertifizierung, ggf. der DUNS Code (Kredittoleranz) können hier festgehalten werden. Buchungskonten, Bankverbindungen, Standardpreisliste, Umsatzsteuermodus und USt-ID werden – wenn gewünscht – verwaltet. Das Kreditlimit wird eingetragen und stoppt ggf. Auslieferungen, die über dieses Limit hinausgehen.

Die Anrede Ihrer Geschäftspartner und Kontaktpersonen im Schriftverkehr können Sie aus einer selbst erstellten Liste auswählen, sodass sowohl ein „Sehr geehrter Herr Professor Dr. Hans Muster “ auch ein „Hallo Hans“ möglich ist.

Schriftverkehr

In diesem Funktionsbereich wird der gesamte Schriftwechsel sowohl erstellt als auch verwaltet. Die rausgehenden Briefe werden entweder mit der integrierten komfortablen und zweckorientierten Textverarbeitung oder mit externen Programmen erstellt und per Papier, Fax oder E-Mail versendet. Anlagen in beliebigen Dateiformaten können mitversendet werden. Die Eingangspost kann hier ebenfalls eingelesen werden, sodass immer schnell ein vollständiger Überblick der Vorgänge zur Verfügung steht. Ist die E-Mail-Adresse eines Absenders im System bekannt, wird diesem die Nachricht direkt aus dem E-Mail-Empfangsmodul zugeordnet und in die Schriftverkehrs-Akte einsortiert.

Neben dem Schriftverkehr können noch zusätzliche Aktennotizen zum Kunden oder Lieferanten (Gesprächsnotizen, Anmerkungen etc.) festgehalten und verwaltet werden.

Dokumente

Den einzelnen Kunden und Lieferanten können Dokumente wie z.B. Verträge und Vereinbarungen, Vollmachten etc. aus der Dokumentdatenbank direkt als Link zugeordnet werden und sind somit genau dort verfügbar, wo sie gebraucht werden. Jedes Dateiformat ist möglich.

Vorgangsübersicht / Historie / Umsätze

Es wird eine Liste der bezogenen/verkauften Artikel/Produkte/Leistungen mit Bezugs-Datum und Preisen geführt. Eine Gesamtvorgangsübersicht gibt eine komplette Historie der Geschäftsabläufe und Ereignisse mit dem einzelnen Kunden oder Lieferanten. Dazu finden Sie hier die Umsatzbetrachtung mit Auswertung nach vielfältigen Kriterien.

Globale Suche nach Ansprechpartnern und Kontaktpersonen

Da man sich manchmal nur noch an Einzel-Informationen aus Geschäftskontakten erinnert, können Sie mit Eingabe nur eines (Teil-) Nachnamens, Vornamens, Titels oder Telefonnummer aus der Firmendatenbank die Zuordnung der gesuchten Person zu den Kunden und Lieferanten herausfinden.

Stichworte